- מנחה המתכוון לצאת לשבתון/חל"ת יודיע על כך ללשכת הסגל האקדמי.
- לשכת הסגל מודיעה למדור לומדים על מועד היציאה
- טפסי החלפת הנחייה יישלחו ליחידה, המתבקשת למנות מנחה מחליף לכל אחד מהמונחים.
- במדור לומדים מבצעים החלפת ההנחיה ושחרור השבתון.
- אם המנחה מבקש מראש, יוחזרו המונחים שלו אוטומטית להנחייתו עם שובו.
- המנחה המחליף משמש כמנחה אחראי לכל דבר עבור המונחה.
- מנחה היוצא לשבתון בארץ ומעונין להמשיך בהנחיה, יתחייב לעמוד לרשות הסטודנט על כל המשתמע מכך.
מומלץ לא לקבל סטודנט חדש לפני יציאה לשבתון, בעיקר דוקטורנט לפני בחינת מועמדות.